Acessando o painel do síndico
O painel administrativo é protegido por senha. Apenas o síndico e membros do conselho autorizados devem ter acesso.
Acesse a plataforma
Abra o navegador e acesse pregao.condominiocolibri.com.br. A plataforma funciona em qualquer dispositivo com internet: computador, tablet ou celular.
Clique em "Área do Síndico"
No canto superior direito do cabeçalho, clique no botão laranja "Área do Síndico".
Digite a senha de acesso
Na tela de login, insira a senha: sindico@2025 — e clique em Entrar.
Você está no painel
Após o login, o botão muda para "⚙ Painel" e aparece o badge laranja SÍNDICO no cabeçalho. Sua sessão dura enquanto o navegador estiver aberto.
Entendendo o painel principal
O painel mostra um resumo de tudo que está acontecendo nas licitações do condomínio.
Cards de resumo (topo do painel)
Total de Licitações
Todas as licitações já criadas no sistema, em qualquer status.
Abertas
Licitações que ainda estão recebendo propostas. Contador em verde.
Em Análise
Licitações com prazo encerrado que estão sendo analisadas.
Propostas Aguardando
Total de propostas recebidas que ainda não foram processadas.
Tabela de licitações
Abaixo dos cards, a tabela lista todas as licitações com:
- Título e data de criação
- Categoria do serviço
- Prazo para propostas com contagem de dias
- Quantidade de propostas recebidas
- Status atual (Aberta / Em Análise / Finalizada)
- Botão "Gerenciar →" para abrir a licitação
Como criar uma nova licitação
A qualidade da descrição da licitação determina a qualidade das propostas que você vai receber. Seja específico e detalhado.
No painel, clique no botão laranja "+ Nova Licitação" no canto superior direito.
Bloco 1 — Identificação
Título da Licitação
Use um título claro e específico. Ruim: "Obras". Bom: "Pintura das Áreas Comuns — Corredores e Hall — 2025". O título é o que os prestadores veem primeiro na lista.
Categoria
Escolha a categoria correta do serviço. Isso define automaticamente os documentos obrigatórios. Se mudar a categoria, os documentos marcados são redefinidos automaticamente — revise antes de publicar.
Descrição do Serviço
Descreva o que precisa ser feito com máximo de detalhes. Inclua: objetivo do serviço, condições do local, especificações técnicas, materiais preferidos (se houver), padrão de qualidade esperado. Quanto mais detalhada, melhores e mais comparáveis serão as propostas.
Escopo / Dimensionamento
Informe as medidas, quantidades e dimensões: metragem quadrada, número de unidades, extensão, capacidade. Ex: "12 andares × 2 corredores (aprox. 30m cada), hall térreo 80m², garagem 400m²".
Bloco 2 — Prazo e Orçamento
Prazo Final para Propostas
Defina uma data que dê tempo suficiente para as empresas prepararem suas propostas e documentações. Recomendado: mínimo 7 dias úteis a partir da publicação para serviços simples, e 15 dias para obras.
Orçamento Estimado
Informe o orçamento disponível se tiver. O toggle "Exibir orçamento para prestadores" controla se esse valor fica visível. Exibir o orçamento pode atrair mais propostas alinhadas com a realidade financeira do condomínio, mas pode limitar a negociação.
Bloco 3 — Documentação Exigida
Os documentos são pré-selecionados automaticamente pela categoria. Você pode adicionar documentos extras clicando nos itens desmarcados, ou remover algum desmarcando. A seleção fica visível para os prestadores na página da licitação.
Após preencher tudo, clique em "Publicar Licitação". A licitação aparece imediatamente na página pública.
Gerenciando as propostas recebidas
Acesse a tela de gerenciamento de cada licitação para ver e analisar todas as propostas.
Na tabela do painel, clique em "Gerenciar →" na linha da licitação desejada.
Encerrar o prazo de propostas
Quando o prazo de envio encerrar, clique no botão "Encerrar e Analisar" no topo da tela. Isso muda o status para "Em Análise" e impede o recebimento de novas propostas.
Lendo as propostas na tabela
Cada linha da tabela de propostas contém:
Verificando os documentos
Clique em qualquer pill de documento que tenha o ícone 📎 para abrir o arquivo em uma nova aba diretamente no navegador. Verifique:
- Se o CNPJ está ativo na Receita Federal
- Se as certidões não estão vencidas
- Se o alvará corresponde à atividade do serviço cotado
- Se a ART/RRT está no nome do responsável técnico
⚖️ Critério de eliminação por documentação
Propostas com documentação incompleta ou com certidões vencidas devem ser desclassificadas antes da análise de preço. Contratar uma empresa sem certidões regulares pode gerar responsabilidade solidária do condomínio em processos trabalhistas e fiscais.
Montando o shortlist de 3 finalistas
O shortlist é a seleção das 3 melhores propostas que irão à assembleia. Essa é a etapa mais importante da sua responsabilidade.
Como selecionar
Na tabela de propostas, clique no botão "+ Shortlist" na linha de cada empresa que você quer selecionar. O limite é exatamente 3. Quando uma empresa entra no shortlist, ela aparece nos cards de destaque no topo da tela.
Para remover uma empresa do shortlist, clique em "Remover" no card ou na tabela.
Critérios recomendados de seleção
Avalie as propostas nesta ordem de prioridade:
Documentação completa (eliminatório)
Apenas propostas com toda a documentação exigida passam para a próxima etapa. Não há exceção.
Qualificação técnica
Leia a descrição técnica de cada proposta. A empresa demonstra conhecimento do serviço? Os materiais descritos são adequados? O responsável técnico tem a formação necessária?
Valor e prazo
Compare os valores. Proposta muito abaixo do mercado pode indicar má qualidade dos materiais ou subtração de etapas. Considere também o prazo: proposta mais cara com prazo menor pode ser mais vantajosa dependendo da urgência.
Garantia oferecida
Prefira empresas que oferecem garantia clara e específica (prazo e cobertura definidos) em vez de garantias vagas.
Tabela comparativa
Clique em "📊 Tabela Comparativa" para gerar automaticamente uma tabela lado a lado das 3 propostas finalistas. O menor valor fica destacado em verde. Use o botão "🖨 Imprimir" para salvar em PDF ou imprimir para a assembleia.
📋 Documente sua análise
Registre em ata, antes da assembleia, os critérios utilizados para selecionar os 3 finalistas e por que as demais propostas foram descartadas. Isso protege o síndico de questionamentos posteriores.
Encaminhando para a assembleia
A assembleia é o momento em que os moradores exercem seu direito de escolha. Prepare a apresentação com antecedência.
Antes da assembleia
Durante a assembleia
- Apresente o contexto: qual serviço, por que é necessário, qual o processo que foi seguido
- Mostre a tabela comparativa com as 3 propostas
- Explique brevemente cada proposta (empresa, valor, prazo, garantia)
- Abra para perguntas dos moradores
- Realize a votação conforme previsto na convenção (mão levantada, cédula, etc.)
- Registre o resultado em ata
Após a aprovação
Contato com a empresa vencedora
Entre em contato com a empresa aprovada em até 2 dias úteis. Confirme o valor, prazo e condições da proposta enviada no sistema.
Elaboração do contrato
O contrato deve especificar: objeto do serviço, valor total, forma de pagamento, prazo de execução, garantia, penalidades por descumprimento e condições de rescisão. Recomenda-se revisão por advogado.
Atualizar o status na plataforma
Mude o status da licitação para "Finalizada" para indicar que a contratação foi concluída.
Regras e responsabilidades
O uso correto do sistema é uma obrigação do síndico e parte de suas responsabilidades legais perante o condomínio.
⚡ Uso Obrigatório do Sistema
Por deliberação da assembleia, toda contratação de serviço acima de R$ 1.000,00 deve obrigatoriamente passar pelo Pregão Eletrônico. Contratar prestadores fora do sistema é irregular e pode ser questionado pelos moradores e pelo conselho fiscal.
O que o síndico NÃO pode fazer
Casos de emergência
Para situações que exijam contratação imediata (vazamento grave, queda de energia, elevador parado com pessoas), o síndico pode contratar sem pregão com base no art. 22, §1º da Lei 4.591/64, desde que:
- Documente a emergência em fotos e relatório
- Obtenha ao menos 2 orçamentos por escrito (mesmo que informais)
- Registre tudo em ata e apresente na próxima assembleia ou reunião do conselho
- Realize o pregão para a contratação definitiva assim que possível
Prestação de contas
O histórico de todas as licitações e propostas fica registrado no sistema e pode ser consultado pelo conselho fiscal a qualquer momento. Mantenha o sistema atualizado com os status corretos das licitações — isso é parte da prestação de contas.